敬語やビジネスマナーに敏感な社会人にとって、こうした言葉の使い分けは意外と気になるポイント。普段なんとなく使っている言葉も、実は相手に与える印象が大きく違ってくることがあります。
この記事では、「承知しました」と「了解です」の意味の違いや使い方、どちらがより丁寧か、場面ごとの使い分け方などをわかりやすく解説します。
「言葉づかいで評価が変わる」ともいわれるビジネスの現場。正しい使い分けを知って、相手との信頼関係をスムーズに築けるようになりましょう！
「承知しました」の意味と使い方
「承知」はもともと「事情を理解して受け入れること」という意味を持っており、「しました」を付けることで、相手の言葉に対して敬意を込めて応じる表現になります。
ビジネスメールやフォーマルな会話の中では、上司や取引先など目上の相手に対して使うのが一般的です。
【使用例】
- ご依頼の件、承知しました。
- 会議は明日10時からで、承知しました。
- 資料の修正について、承知しました。対応いたします。
このように、「承知しました」は丁寧さと誠実さを感じさせる表現であり、社内外を問わず幅広く使える万能な敬語です。
とくに文面でのやり取りや、目上の人との会話においては、「了解です」よりも無難で好印象を与えやすい表現といえるでしょう。
「了解です」の意味と使い方
もともと「了解」は軍隊用語に由来すると言われており、命令や指示に対して短く簡潔に返答する言葉として使われていた背景があります。そのため、フランクで簡潔な印象を与えるのが特徴です。
現在では、社内の同僚やチームメンバーとのやり取り、ビジネスチャット、LINEなどでのカジュアルなやり取りに使われることが多く、「承知しました」ほど形式ばらない表現として親しまれています。
【使用例】
- 明日のミーティング、13時からでお願いします。 → 了解です！
- 資料の修正、今日中に終わらせてください。 → はい、了解です。
ただし、目上の人や取引先など、フォーマルな場面では「敬意が足りない」「軽く聞こえる」と受け取られることがあるため、注意が必要です。
つまり、「了解です」はフレンドリーで使いやすい一方、使用する相手やシーンを選ぶ必要がある言葉なのです。
どっちを使うと印象が良い？
まず、「承知しました」は丁寧で落ち着いた印象を与えます。相手への敬意が伝わりやすく、「真剣に受け止めてくれている」「誠実に対応してくれそう」と感じられる表現です。そのため、ビジネスメールや電話対応、初対面の相手との会話など、慎重な対応が求められる場面では好印象につながります。
一方、「了解です」はカジュアルで親しみやすい印象があります。同僚や後輩など、フラットな関係性の相手とのコミュニケーションでは、程よい距離感と軽快さを生み出します。ただし、目上の相手には「軽い」「馴れ馴れしい」と思われることもあるため、使いどころを見極める必要があります。
結論として、丁寧さや敬意を伝えたいときは「承知しました」、**身近な関係でフランクにやりとりしたいときは「了解です」**を選ぶと、相手に不快感を与えずにスムーズなコミュニケーションができます。
言葉は同じ意味でも、選び方ひとつで印象が変わります。TPO（時・場所・場合）を意識した表現を心がけたいですね。
メール・チャット・口頭、場面ごとの使い分け方
● 【ビジネスメール・文書】 → 基本は「承知しました」が無難です。特に社外の人や上司に対しては、丁寧で好印象。
＜例文＞
- ご指示いただいた内容について、承知しました。
- ご依頼の件、承知しました。後ほど対応いたします。
● 【ビジネスチャット・LINEなど】 → 社内のやりとりや、フランクなやりとりでは「了解です」がよく使われます。ただし、相手との関係性には注意。
＜例文＞
- 明日の集合時間、了解です！
- その件、**了解です。**対応しておきます。
● 【電話・口頭での返答】 → 上司や取引先には「承知しました」、同僚や部下には「了解です」と使い分けましょう。
＜例文＞
- （上司）「この書類、先にチェックしておいて」 → 「**承知しました。**すぐに確認いたします。」
- （同僚）「午後イチで会議室押さえとくね」 → 「**了解です。**ありがとう！」
このように、使うツール・相手・関係性に応じて、言葉を選ぶことが大切です。どちらも使える言葉だからこそ、場面ごとに“ちょうどいい表現”を選べるようにしたいですね。
「了解しました」「承知いたしました」はどうなの？
● 「了解しました」： 「了解です」を丁寧に言い換えた表現で、やや丁寧な印象にはなりますが、やはり目上の人には避けたほうがよいとされます。
＜例文＞
- ご連絡ありがとうございます。内容、了解しました。
丁寧にはなっていますが、「了解」という言葉自体が目上の人向きではないと考える人も多いため、フォーマルな文脈では慎重に使うのが無難です。
● 「承知いたしました」： 「承知しました」のさらに丁寧な敬語表現です。謙譲語の「いたしました」を使っているため、上司や取引先など、誰に対しても安心して使える言い回しです。
＜例文＞
- ご指示の件、承知いたしました。
- ご連絡ありがとうございます。内容、承知いたしました。
より丁寧にしたい場面や、特にきちんとした印象を与えたいときには、「承知いたしました」が最適です。
このように、同じ「理解した」という返事でも、微妙な言い回しの違いで、相手に伝わる印象や丁寧さのレベルが変わってきます。
相手や場面に合わせて、ワンランク上の表現を使い分けられるとスマートですね。
まとめ
✔ 「承知しました」は、フォーマルで丁寧な表現。目上の人や社外の方に使うのが基本。
✔ 「了解です」は、カジュアルで親しみやすい表現。同僚やフラットな関係の相手に向いています。
また、「承知いたしました」や「了解しました」といったバリエーションも、敬意のレベルに応じて使い分けると、よりスマートな印象を与えることができます。
言葉はただの道具ではなく、相手との信頼を築く大事な橋渡し。だからこそ、「誰に」「どんな場面で」使うかを意識するだけで、コミュニケーションの質はぐっと高まります。
これからは、ただ「わかりました」と伝えるのではなく、“最適な言い方”を選べる自分を目指してみましょう！
