「あの資料、どこに保存したっけ？」
仕事やブログ作業をしていて、
こんなふうにファイルを探す時間が増えていませんか？
フォルダを細かく分けすぎて
「たしかこの辺のはず…」と階層を何度も開いたり、
一方でタグを付けすぎて
「どのタグを付けたか分からない…」とタグ地獄に陥ったり。
デジタル資料が増え続ける今、
「見つからない」こと自体が大きな生産性ロスになります。
この記事では、
伝統的な整理法である 「フォルダ分け（階層化）」 と、
現代的な整理法である 「タグ付け（横断的）」 を比較し、
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検索スピード
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整理にかかる手間
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情報の再利用しやすさ
という観点から、
あなたに合った最適なデジタル整理術を解説します。
「フォルダ分け（階層化）」のメリットとデメリット
― 体系的に整理できる安心感
フォルダ分けは、紙の書類を整理する感覚に近く、
多くの人にとって最もなじみ深い方法です。
メリット：「体系的な理解」と直感的な整理
全体像を把握しやすい
「プロジェクト」「クライアント」「年度」など、
情報を構造として捉えやすいのが最大の強み。
どこに何があるかを
フォルダ構造そのものが語ってくれるため、
安心感があります。
整理のルールが明確
保存時に
「この資料はどのフォルダか？」
と考える習慣がつき、整理が破綻しにくいのも利点です。
環境を選ばない
PC・クラウド・USBなど、
どの環境でも使える汎用性も魅力です。
デメリット：「多重分類できない」という致命的弱点
1ファイル＝1か所問題
たとえば、
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プロジェクトA
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クライアントB
両方に関係する資料は、
どちらか一方にしか置けません。
結果として
「どっちに入れたっけ？」
という記憶頼りの検索が発生します。
階層が深くなるほど不便
フォルダ → サブフォルダ → サブサブフォルダ…
と深くなるほど、
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クリック回数が増える
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探す思考コストが増える
という 「階層地獄」 に陥りがちです。
「タグ付け（横断的）」のメリットとデメリット
― 検索の柔軟性と引き換えの管理ルール
タグ付けは、
情報の「属性」に注目する整理法です。
メリット：「横断検索」と柔軟なアクセス
複数の切り口で一発検索
1つのファイルに、
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#企画書
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#2024年
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#クライアントA
といった複数タグを付けられるため、
視点を変えてもすぐに辿り着けます。
保存時の心理的ハードルが低い
「あとで考えればいい」と、
とりあえずタグを付けて保存できるため、
整理が後回しになりにくいのも利点です。
デメリット：「タグ地獄」と曖昧さ
タグが増えすぎる
自由度が高い反面、
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#企画
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#企画書
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#プラン
など、似たタグが乱立しがちです。
結果、
「どのタグを付けたか思い出せない」
という本末転倒な事態に。
全体像が見えにくい
タグだけでは、
情報同士の関係性や流れが把握しづらく、
特に第三者には不親切になりがちです。
【実践】情報爆発時代を生き抜く「ハイブリッド管理術」
結論から言うと、
フォルダかタグか、の二択ではありません。
最も効率的なのは、
👉 両者を役割分担させることです。
情報の「性質」で使い分ける
| 情報の種類 | 整理法 | 理由 |
|---|---|---|
| 定期・ルーティン資料 | フォルダ | アクセス経路が固定されている |
| アイデア・知識・メモ | タグ | 横断的に再利用される |
| 使用頻度の低い資料 | フォルダ | 体系的に保管できれば十分 |
デジタルで整理した知識を、長期的な記憶として定着させるためには、アウトプットが不可欠です。インプットした知識を、人に「話す」または文章に「書く」というアウトプットで定着させる方法については、こちらの記事（「話す（誰かに教える）」 vs 「書く（要約する）」）で詳しく解説しています。
最強の組み合わせ
「タグ付きフォルダ」戦略
大分類はフォルダ
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プロジェクト
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クライアント
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個人
など、ブレない軸だけで管理。
※階層は 2段階まで を推奨。
詳細はタグ
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#企画書
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#進行中
-
#要修正
といった「状態」や「属性」をタグで付与し、
横断検索を可能にします。
この形なら、
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フォルダで迷わない
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タグで一発検索できる
という 両取り ができます。
まとめ：あなたにとって「探しやすい」はどっち？
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体系的な安心感を重視するなら
→ フォルダ分けを基盤に -
検索の柔軟性を重視するなら
→ タグ付けを補助に
最も重要なのは、
「探すときの自分が、一番早い方法」 を基準にすることです。
フォルダとタグをうまく使い分け、
資料が迷子にならない環境を作りましょう。
✍️ 最後に
デジタル整理に「唯一の正解」はありません。
大切なのは、あとから探す自分に優しいかどうか。
フォルダで安心し、
タグで迷わず辿り着く。
このバランスが、長く続く整理術だと感じています。
