仕事の文書でよく見かける「下記の理由で～」や「下記の通り～」という表現、または「以下の理由で～」や「以下の通り～」というフレーズ。これらは非常に似ているため、適当に使ってしまっていた方も多いかもしれません。
しかし、実は「下記」と「以下」には明確な違いがあり、それぞれが指す範囲が異なることが分かっています。これまでの文書が意図せず誤解を招いていた可能性も…
この記事では、「下記」と「以下」の違いと、それぞれの言葉をどのように使い分ければ良いのかを詳しく説明していきます。
「下記の通り」と「以下の通り」の明確な違いと正しい使い方
「下記の通り」と「以下の通り」はどちらも「次に記す内容が重要である」ことを示しますが、その使い方には大きな違いがあります。
「下記の通り」は「以下に示す内容を指します」と明確に伝えるために使われ、通常、その後に空行を挿入し、「記」という言葉を加えてから、詳細を記述します。これは、一旦文書の主要部分を終えた後に追加情報を提示する場合に用いられます。
一方、「以下の通り」は「この文の直後に続く部分に記述します」という形で使用され、直接的に情報が続くことを示すため、改行や特別な記号を加える必要はありません。例えば、「理由は以下の通りです。第一に～」と続けて具体的な内容を書くことが一般的です。
このように、文書で「記」の言葉を使うかどうかが、「下記」と「以下」の使い分けのポイントになります。「下記」は「記の下に続く内容」を、「以下」は「この文の直下から続く内容」を示します。
次の項目では、「記書き」の具体的なルールについて詳しく解説していきます。
「記」の使用と「以上」の使い方についてのビジネス文書のルール
ビジネス文書では「下記の通り」という表現の後に続く「記」の使い方には特定のルールがあります。以下にそのテンプレートと説明を示します。
- 前文：文書の目的や時候の挨拶など、本文の前にくる内容です。これを一つの完結した段落としてまとめます。行間
- 記（中央揃えで記述）行間
- 記書きの内容：具体的な情報や必要事項を箇条書きにします。たとえば、イベントの案内では日時、場所、会費などがこれに該当します。
- 以上（文書の末尾、右端に配置）
文書の終わりには「以上」と記述し、そこで情報の提供を終了します。ただし、最近では「以上」の代わりに「よろしくお願いいたします」や「ご検討ください」といった表現が使われることもあり、これらはより丁寧な印象を与えるために選ばれることがあります。公式な文書や外部に提出する書類では「以上」を使うのが一般的です。
その他のポイントとして、複数ページにわたる文書での記書きは避けるべきです。長い文書では「以下の通り」や「次の通り」を使用し、文書が縦書きの場合は「左記の通り」と表現を変える必要があります。
これらのルールを遵守することで、ビジネス文書がよりプロフェッショナルで理解しやすいものになります。
まとめ
この記事では、「下記」と「以下」の表現の違いや適切な使い分け方法について解説しました。
文書内で具体的な情報を提示する際に「下記の通り」と用いる場合は、特定の形式（「記」から「以上」まで）を守ることが求められます。これに対して「以下の通り」や「次の通り」は、その後すぐに続く内容を指し示すための表現として用います。
記書きの大きな利点は、読者が文書全体を詳細に読むことなく、必要な情報を「記」から「以上」のセクションだけで把握できることです。これにより、情報の伝達が効率的かつ明確に行われます。記書きは、常に簡潔かつ明瞭に記述することが重要です。
さらに、記書きには最も重要な情報や相手に伝えたい要点を含めることが必須です。文書の終わりにあたる「以上」の後に新たな重要な情報を付け加えることは避け、すべての必要事項を記書き内に完結させるように心がけましょう。これにより、文書のプロフェッショナリズムを保ちつつ、効果的なコミュニケーションが可能となります。
