「PDF」と「Word」はどちらの形式もよく使われますが、実はまったく性質が異なるファイル形式。見た目は似ていても、使い方や向いているシーンがぜんぜん違うんです。
「PDFは編集できない？」「Wordは誰でも開ける？」「申請書類ってどっちで提出するのが正解？」など、素朴だけど誰もが一度は迷う疑問。
この記事では、PDFとWordの違いを基本からやさしく解説しながら、「送るならどっち？」「保存するなら？」「編集は？」といった観点から、シーン別の使い分けも紹介します。
文書ファイルにまつわるモヤモヤをスッキリさせて、迷わず使いこなせるようになりましょう！
そもそも「PDF」と「Word」って何が違う？
PDF（Portable Document Format）
Adobe（アドビ）社が開発した文書ファイル形式で、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、どんな端末で開いても見た目が変わらないのが最大の特徴です。レイアウトが固定されているため、フォントや配置、画像が崩れることがありません。
Word（.doc / .docx）
Microsoft Wordで作成される文書ファイルで、文章を入力・編集・装飾するのに適しています。多くの企業や学校などで標準的に使われており、リアルタイムでの修正や共同作業にも便利です。
大きな違いは、PDFは「完成品として見る・保存する文書」、Wordは**「作成・編集するための文書」**という点です。
つまり、誰かに「そのままの状態で見てほしい」場合はPDF、「内容を編集してもらいたい」場合はWordと覚えておくと便利です。
「PDF」のメリット・デメリット
【メリット】
- レイアウトが固定されている：どんな端末でも見た目が変わらない。
- 改ざんされにくい：パスワード保護や印刷・編集の制限がかけられる。
- 誰でも閲覧できる：PDFリーダーがあれば、Windows・Mac・スマホなどで簡単に開ける。
- ファイルサイズが比較的軽い：文章中心の文書なら容量を抑えやすい。
【デメリット】
- 基本的に編集できない：修正するには専用ソフトや変換が必要。
- 構造が複雑な場合は検索性が悪いことも：特に画像化されたPDFは文字検索ができない。
- レイアウトが固定されすぎている：内容を修正したいときに柔軟性がない。
つまり、PDFは「この通りの状態で見てください」という“完成形”の文書を送るのに向いており、納品物や請求書、申請書などに広く使われています。
「Word」のメリット・デメリット
【メリット】
- 編集しやすい：誰でも自由に書き換えや追加ができる。
- フォーマットのテンプレートが豊富：履歴書、レポート、議事録など多様なテンプレートが使える。
- リアルタイムでの共同作業が可能：オンライン共有で複数人が同時編集できる（Microsoft 365など）。
- コメント機能や校閲モードが便利：修正指示や変更履歴の管理がしやすい。
【デメリット】
- レイアウトが崩れやすい：別の端末やバージョンで開くと、改行や行間がズレることがある。
- 閲覧環境に依存する：Wordがインストールされていないと開けない場合がある。
- 誤って内容が変更されることも：パスワードや編集制限がなければ、意図しない修正をされるリスクがある。
Wordは、「これから編集する」「内容をチェックしてもらいたい」ような文書に向いており、チーム内での原稿作成や報告書、下書き段階の文書で特に活躍します。
送るとき・共有するときに適しているのは？
結論から言えば、完成された書類を“見せたい”ときはPDF、内容を“確認・修正してもらいたい”ときはWordが適しています。
● PDFが向いている場面：
- 見積書・請求書の送付
- 履歴書や職務経歴書の提出（編集されては困る文書）
- 社内報・案内資料など、完成後にデザインを保持したい書類
● Wordが向いている場面：
- 提案書や議事録など、共同で修正・加筆していく資料
- 学校のレポートや提出物（先生がコメントを入れる前提）
- 原稿や記事の草案など、やりとりを重ねて仕上げる文書
相手に「修正をお願いするか？」「このまま読んでほしいか？」という意図をはっきりさせることで、ファイル形式も自然と決まってきます。
送り先の環境（Wordがあるか、PDFが読めるか）を考慮するのもポイントですね。
印刷・保存・セキュリティ面の違い
印刷性
PDFはレイアウトが完全に固定されているため、どの端末・プリンターでも見た目通りに印刷できます。見積書や申請書など、きっちり印刷したい書類はPDFが安心。
Wordはプリンターやバージョンによって改行や余白が変わることがあり、仕上がりがズレるリスクがあります。印刷前に確認が必須です。
保存性
PDFはデータが軽く、長期保存にも適しています。電子書類の保管用にもよく使われます。PDF/Aというアーカイブ用の形式もあります。
Wordは保存するたびに上書きされるため、履歴の管理が難しくなることも。バックアップやバージョン管理が大切です。
セキュリティ
PDFはパスワード保護、印刷・編集の制限、電子署名などが設定可能で、セキュリティ面に優れています。
Wordにもパスワード設定はありますが、編集制限が甘く、PDFほど信頼性は高くありません。
このように、正式な文書の保管・送付・印刷にはPDFが有利であり、作業中の文書やラフな共有にはWordが向いていると言えます。
結局どっちを使うべき？TPOで選ぼう
結論は、「目的と相手に応じて使い分ける」のがベストです。
以下は判断の参考になる早見表です：
| シーン | 適した形式 |
|---|---|
| 完成した書類を提出 | |
| 共有後に修正したい | Word |
| 相手が印刷する可能性あり | |
| チームで同時編集したい | Word |
| セキュリティを強化したい | |
| アイデア出しの草案や下書き | Word |
「この文書はもう変更しない」「送信後に内容を固定したい」というときはPDF。
「まだ調整が必要」「修正やコメントを入れてもらいたい」ときはWordが便利です。
また、相手がどんな環境でファイルを開くか（ソフトの有無、OSなど）を気にするのも、思いやりある選び方になります。
どちらかが優れているというよりも、それぞれの特性を理解してTPOに応じて使い分けることが、スマートな選択につながります。
まとめ
PDFはレイアウトを固定し、誰に送っても見た目が変わらない安心感があり、特に“完成品”としての提出や保管に向いています。セキュリティ面でも強く、正式な書類や契約書、申請書などで広く使われています。
一方、Wordは柔軟に編集できるのが強み。共同作業やコメントのやりとり、下書き段階での調整に向いており、やりとりの途中段階での使用に便利です。
「一方が優れている」というわけではなく、それぞれのメリット・デメリットを理解し、状況や目的に応じて使い分けることが大切です。
この記事を読んだことで、PDFとWordを「なんとなく」ではなく、「意図して」選べるようになったならうれしいです。
今後の文書作成やファイル送付に、ぜひ役立ててくださいね！
